В 2020 году все мы столкнулись с новыми условиями ведения работы. Изоляция и массовый переход на удаленный режим заставил практически все компании и организации задуматься о переводе всех документов и связанных с ними процессов в электронный вид. Заняться этим сегодня вынуждены все, даже те, кто раньше не задумывался об электронном документообороте или не считал его необходимым. Работать с документами традиционным образом стало просто невозможно.

Инструменты электронного документооборота уже давно сделали необязательным личное присутствие в офисе сотрудников, имеющих отношение к работе с документами. Маршрутизация документов, их подписание, обеспечение юридической значимости – все это существует, отлично работает и стоит меньше, чем вы можете подумать.

На основе моего опыта общения с заказчиками Softline и проектов внедрения у них СЭД я могу выделить пять бизнес-процессов, для которых перевод в цифровой формат особенно актуален.

1. Договоры и счета

Согласование договоров и счетов традиционно является основным кандидатом на перевод в цифровой вид. Эти документы обычно имеют прямое отношение к основному бизнесу компании или основной деятельности организации, и их цифровизация не только упрощает работу (особенно в сегодняшних условиях), но и дает возможность собрать все данные об операционной деятельности в одной системе, проанализировать их в комплексе, увидеть неочевидные ранее факты.

Те, кто уже перевел договора и счета в электронный вид, уже оценили возможность легкого перехода на удаленную работу, а большинство тех, кто еще этого не сделал, рассматривают конкретные решения и разрабатывают новые регламенты работы с этими документами.

2. Юридически значимые документы

Юридически значимый обмен электронными документами без очного присутствия сторон упрощал жизнь людям и раньше, а в сегодняшних условиях стал просто насущной необходимостью. Подключая его к СЭД, которые мы внедряем у заказчиков, удостоверяющий центр, мы даем возможность подписывать цифровые документы простой и усиленной цифровой подписью.

Закладывая в системы документооборота правовой «фундамент», мы помогаем заказчикам наладить полноценное взаимодействие предприятия с партнерами и клиентами без необходимости очных встреч.

3. Кадровые документы

Оформление кадровых документов в условиях, когда сотрудники работают из дома, проще всего делать в электронном виде. Приказы, листы ознакомления, дополнительные соглашения – все эти документы сотрудники могут подписывать электронной подписью без присутствия в офисе. Трудовое законодательство постоянно совершенствуется в сторону цифровизации, и все больше кадровой документации становится возможным вести в цифровом виде.

Чтобы сделать возможным электронный кадровый документооборот, мы не только внедряем для заказчиков СЭД, но и помогаем разработать регламенты безбумажной работы, консультируем по соответствию требованиям трудового кодекса.

4. Совещания

Проведение совещаний через Teams, Skype for Business или Zoom стало в 2020 году нормой для многих организаций. Системы электронного документооборота помогают проводить совещания с максимальной пользой. Перед встречей участники совместно работают над повесткой предстоящего мероприятия, а после нее – оформляют в виде электронного документа протокол и передают принятые решения на исполнение внутри организации или за ее пределы.

Хотя СЭД обычно не интегрируют непосредственно с системой конференцсвязи, в которой проходит совещания, ее использование помогает соблюдать действующие процедуры согласования документов, существенно упрощает заседаний и помогает контролировать исполнение принятых решений.

5.  Служебные записки

Многие предприятия активно используют в работе внутренние документы - служебные записки, объяснительные и т.п. Их согласование и обработка могут идти по сложным и вариативным маршрутам. До коронакризса эта часть документооборота часто становилась первым кандидатом на перевод в безбумажный вид, а сегодня ее цифровизация становится еще более насущной.

Как подойти к делу?

Внедрение СЭД не всегда бывает простым процессом. Настройка всех процессов, привыкание сотрудников, решение технических вопросов может стать долгим и трудным процессом. Но результат того стоит, а кроме того, сегодня выбора фактически нет – либо ваш документооборот электронный, либо нет никакого. Я дам несколько рекомендаций, которые помогут вам пройти весь процесс максимально легко и безболезненно.

• Ожидайте лучшего. Сформулируйте конкретные выгоды, которые даст вам СЭД и держите их в голове.
• Не пожалейте времени на планирование. Тщательно продумайте все регламенты работы с документами, которые вступят в силу с появлением СЭД, проверьте их на полноту и непротиворечивость.
• Будьте в курсе актуальных технических возможностей. Разработчики СЭД постоянно совершенствуют свои продукты и расширяют их функционал. Новых возможностей становится больше каждый день.

И, конечно, я приглашаю всех к сотрудничеству. У нас накоплен огромный опыт по внедрению СЭД, и мы готовы делиться им, чтобы ваш путь к безбумажному документообороту был максимально легким, а достигнутые результаты впечатляли.

Полина Дуйкова
руководитель направления СЭД/ECM Департамента бизнес-решений

ЗАДАТЬ ВОПРОС ЭКСПЕРТУ